Regulamin

DEFINICJE

CS Wspólna – Centrum Szkoleniowe "Wspólna" (prowadzone przez JP Solutions Sp. z o.o., ul. Wspólna 56, 00-696 Warszawa) z siedzibą w Warszawie, a także pracownicy CS Wspólna dokonujący rezerwacji i przygotowania Sal

Klient – podmiot dokonujący rezerwacji, który zamierza zorganizować Wydarzenie w Sali/salach szkoleniowej/szkoleniowych Regulamin – niniejszy dokument regulujący zasady rezerwacji, najmu i korzystania z Sal szkoleniowych

Sala szkoleniowa lub sale – powierzchnie będące w dyspozycji CS Wspólna przeznaczone do celów spotkań, konferencji, szkoleń, itp.

Uczestnik – osoba biorącą udział w Wydarzeniu

Wydarzenie – oznacza wszystkie zdarzenia organizowane przez Klienta, w tym szkolenia, konferencje i spotkania

ZASADY OGÓLNE

1. Sale szkoleniowe udostępniane są 30 min przed Wydarzeniem. Udostępnienie Sali wcześniej jest możliwe jedynie za uprzednią zgodą CS Wspólna i po potwierdzeniu dostępności Sali szkoleniowej w tym terminie. Zastrzegamy, że CS Wspólna może swobodnie dysponować Salami szkoleniowymi w godzinach nieobjętych najmem.
2. Sale wynajmowane są od poniedziałku do piątku maksymalnie do godziny 17:00, a w weekend do 18:00. W poszczególnych sytuacjach możliwy jest dłuższy wynajem – za potwierdzeniem dostępności przez CS Wspólna.
3. Istnieje możliwość przechowania przez Klienta materiałów w Sekretariacie, zarówno przed jak i po Wydarzeniu. Termin dostarczenia materiałów i jego odbioru należy wcześniej skonsultować z obsługą CS Wspólna.
4. Klient jest zobligowany do przestrzegania godzin Wydarzenia.
5. Klient jest zobligowany do wcześniejszego przekazania informacji o korzystaniu z własnych urządzeń elektronicznych (laptopy, projektor, drukarka, inne urządzenia itp.), nie później jednak niż 1 dzień przed terminem Wydarzenia.
6. Po Wydarzeniu Klient jest zobowiązany zabrać ze sobą wszystkie materiały szkoleniowe i promocyjno-informacyjne (roll-up, itp.) oraz wartościowe przedmioty (laptopy, telefony, itp.). W przypadku szkoleń kilkudniowych i chęci pozostawienia materiałów w sali wymagany jest kontakt, w celu potwierdzenia takiej możliwości. Nieodebrane materiały Klienta ulegają archiwizacji na koszt Klienta po upływie 7 dni od upływu uzgodnionego terminu.
7. Klient nie może samodzielnie świadczyć na terenie CS Wspólna usług cateringowych, w szczególności organizować przerw kawowych, chyba że CS Wspólna wyrazi na powyższe zgodę.
8. Na terenie CS Wspólna obowiązuje zakaz palenia, wnoszenia i spożywania w Salach szkoleniowych gorących posiłków oraz spożywania alkoholu. Klient i Uczestnicy Wydarzenia zobligowani są do przestrzegania zakazu palenia na terenie CS Wspólna, zakazu wnoszenia do Sal szkoleniowych gorących posiłków, zakazu spożywania alkoholu oraz zachowania porządku w Salach.
9. Klient zobowiązuje się korzystać z Sal szkoleniowych będących przedmiotem najmu oraz niezbędnego sprzętu szkoleniowego, jeśli taki został udostępniony, z należytą starannością w sposób odpowiadający właściwościom, zgodnie z przeznaczeniem określonym w formularzu zamówienia oraz oddać Sale szkoleniowe i sprzęt szkoleniowy po zakończeniu najmu w stanie nie pogorszonym ponad normalne zużycie.
10. W przypadku zniszczenia lub uszkodzenia przez Klienta sprzętu szkoleniowego lub Sali szkoleniowej (wykładzina, ściany, itp.), Klient pokryje koszty niezbędnych napraw.
11. CS Wspólna nie ponosi odpowiedzialności za mienie pozostawione na terenie CS Wspólna.
12. CS Wspólna nie ponosi odpowiedzialności za niedogodności wynikające z przyczyn niezależnych od niego.
13. CS Wspólna zastrzega sobie prawo odmowy wynajmu Sal szkoleniowych, jeżeli charakter planowanego Wydarzenia i jego termin nie da się pogodzić z uzasadnionymi interesami innych Klientów, w szczególności jeśli nie jest możliwe zagwarantowanie niezakłóconego przebiegu innych Szkoleń. CS Wspólna odmówi wynajmu sal szkoleniowych jeśli charakter planowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub zorganizowanie Wydarzenia wymaga uzyskania stosownych zgód lub zezwoleń.
14. Klient nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania Sal podmiotom trzecim bez uprzedniej zgody CS Wspólna.
15. Wprowadzanie zwierząt na teren CS Wspólna jest zabronione
16. Prowadzenie sprzedaży bezpośredniej jest zabronione.

REZERWACJA

16. Przesłanie oferty Klientowi na wynajem sal nie jest równoznaczne z dokonaniem jakiejkolwiek rezerwacji Sali szkoleniowej. Dostępność sal wymaga potwierdzenia ze strony CS Wspólna.
17. CS Wspólna wynajmuje sale na Wydarzenie całodniowe tj. 8-godzinne (8 godzin zegarowych). Możliwość krótszego wynajmu sali (wynajem sali na godziny) istnieje wyłącznie w przypadku tzw. "krótkich terminów" (zapytania złożonego na 2-3 dni przed terminem planowanego Wydarzenia) lub w okresie wakacyjnym (lipiec i sierpień) W tym przypadku 4 h to minimalna liczba godzin wynajmu w ciągu jednego dnia roboczego. CS Wspólna nalicza pełne godziny najmu sali
18. Klient może dokonać wstępnej rezerwacji Sali szkoleniowej tylko drogą e-mailową na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Wstępna rezerwacja jest nieodpłatna i oznacza gwarancję, iż Sala nie zostanie wynajęta innej firmie bez wcześniejszej prośby o potwierdzenie rezerwacji. CS Wspólna zwróci się do Klienta z prośbą o potwierdzenie wstępnej rezerwacji w przypadku kiedy pojawi się nowe zapytania od innej firmy lub osoby z potwierdzonym szkoleniem na zarezerwowany termin tej samej Sali. Klient wówczas może anulować lub potwierdzić wynajem. W przypadku braku udzielenia informacji zwrotnej e-mailem przez Klienta (w przeciągu 24 h od momentu wysłania prośby o potwierdzenie) CS Wspólna może anulować wstępną rezerwację.
19. Dokonanie wstępnej rezerwacji jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
20. Potwierdzenie rezerwacji dokonuje się poprzez elektroniczny formularz zamówienia (https://centrumwspolna.pl/formularz-zamowienia). Rezerwacja wstępna staje się w ten sposób rezerwacją potwierdzoną.
21. Klient akceptuje obciążenie kwotą do zapłaty za zamówione usługi na podstawie przesłanego formularza rezerwacji przez CS Wspólna.
22. CS Wspólna ma prawo naliczyć opłatę za usługi zadeklarowane w formularzu zamówienia nawet w sytuacji, w której potwierdzone wydarzenie nie odbędzie się.
23. Wstępną rezerwację można bezkosztowo anulować.
24. Potwierdzonej rezerwacji nie można anulować bezkosztowo.
25. Rezerwacja złożona przez system sprzedaży online – poprzez stronę internetową centrumwspolna.pl uznawana jest za potwierdzoną, bez możliwości późniejszego bezkosztowego anulowania.
26. Klient może anulować wstępną rezerwację bez ponoszenia kosztów, najpóźniej 7 dni roboczych przed planowanym Wydarzeniem wyłącznie drogą e-mailową chyba że Klient zostanie wcześniej poproszony o potwierdzenie rezerwacji w trybie określonych w pkt. 18. Termin potwierdzenia wstępnej rezerwacji może ulec skróceniu za uprzednią zgodą CS Wspólna. Rezygnacja musi zostać przesłana drogą e-mailową.
27. Rezerwacja wstępna, która nie zostanie potwierdzona w trybie opisanym w punkcie 19, na 7 dni przed planowanym wydarzeniem może zostać anulowana przez CS Wspólna.
28. Na podstawie potwierdzonej rezerwacji CS Wspólna może wystosować fakturę pro-forma opiewającą na całość kosztów rezerwacji lub jej część.
29. W przypadku potwierdzenia wynajmu (przesłania formularza zamówienia) i braku przybycia Klienta w wyznaczonym terminie, CS Wspólna ma prawo obciążyć Klienta pełnym kosztem wynajmu sali oraz zamówionych przez niego usług dodatkowych. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możemy odstąpić od powyższego zapisu.
30. CS Wspólna realizuje usługi w oparciu o informacje przesłane przez Klienta w formularzu zamówienia. Późniejsza modyfikacja informacji dotycząca szczegółów wynajmu (np. ustawienie sali, liczba uczestników wydarzenia, domówienie dodatkowych usług cateringowych, itp.) jest możliwa tylko za zgodą CS Wspólna – tylko drogą mailową.

CATERING

25. CS Wspólna świadczy usług cateringowe przy współpracy z wyspecjalizowanymi firmami.
26. Klient jest zobowiązany przesłać ostateczną liczbę osób, dla których zamawia catering, drogą mailową najpóźniej na 3 dni robocze przed Wydarzeniem. Na podstawie tej informacji CS Wspólna ma prawo naliczyć opłatę za zamówiony catering nawet w takiej sytuacji, w której w dniu wydarzenia liczba osób okaże się mniejsza.
27. Lunch może być zorganizowany w pobliskiej restauracji lub na miejscu w formie szwedzkiego stołu.
28. Lunch może być zorganizowany w pobliskich restauracjach które są oddalone od CS Wspólna o 1-3 minuty drogi spacerem. W cenie usługi cateringowej zawiera się rezerwacja terminu oraz rozliczenie po stronie CS Wspólna. Szczegóły dotyczące lunchu są przesyłane w ofercie cateringowej.
29. Pobliskie restauracje mogą przygotować posiłek wegetariański. Klient przesyła najpóźniej na 3 dni robocze przed Wydarzeniem liczbę osób zainteresowanych posiłkiem wegetariańskim.
30. Lunch może być zorganizowany w formie szwedzkiego stołu we foyer – na miejscu w CS Wspólna. Klient przesyła najpóźniej na 3 dni robocze przed Wydarzeniem liczbę osób zainteresowanych posiłkiem wegetariańskim. Szczegóły dotyczące lunchu są przesyłane w ofercie cateringowej.

SZKOLENIE KOMPUTEROWE

28. Klient korzystający ze sprzętu komputerowego Wynajmującego posiada możliwość instalacji niezbędnych programów, aplikacji i materiałów w wersji elektronicznej, w dniu Wydarzenia, a przed jego rozpoczęciem za wcześniejszą zgodą CS Wspólna. Odpowiedzialność za instalacje wszelkich programów ponosi Klient. W indywidualnych przypadkach Klient może zgłosić chęć przygotowania laptopów, dzień przed Wydarzeniem. Możliwość wcześniejszego przygotowania laptopów wymaga potwierdzenia przez CS Wspólna.
29. Klient korzystający z własnego sprzętu komputerowego zobligowany jest każdorazowo do samodzielnego dostarczenia, rozłożenia jak i złożenia laptopów po Wydarzeniu. Sprzęt komputerowy po Wydarzeniu może być przechowywany w Sekretariacie na indywidualnie uzgodnionych warunkach. W przypadku szkoleń kilkudniowych istnieje możliwość pozostawienia sprzętu w sali szkoleniowej na indywidulanie uzgodnionych warunkach. Możliwość przechowania laptopów i sprzętu komputerowego wymaga uprzedniego potwierdzenia prze z CS Wspólna.
30. CS Wspólna nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nienależyte funkcjonowanie sprzętu komputerowego dostarczonego przez Klienta.
31. W przypadku wynajmu sprzętu komputerowego, należy przesłać orientacyjną liczbę laptopów najpóźniej 10 dni roboczych przed Wydarzeniem, oraz ostateczną najpóźniej na 5 dni robocze przed Wydarzeniem. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin może ulec skróceniu – dotyczy to szczególnie terminów w wysokim sezonie.

PRZEPISY KOŃCOWE

32. CS Wspólna nie ponosi odpowiedzialności za jakość oraz treść prezentowanych i wykorzystywanych podczas Szkoleń materiałów.
33. Sytuację nieopisane niniejszym regulaminem są indywidualnie rozpatrywane i rozstrzygane przez CS Wspólna.
34. CS Wspólna zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do obowiązującego Regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzone na bieżąco do treści Regulaminu .